Prosedur Pembelian Barang


Bagian 1. Tentang Asal timbulnya Permintaan Material.

1. Material yang akan dibeli diklasifikasikan dalam :

a. Consumable

b. Non Stock

c. Spare Part

d. Part Exchange

e. Fixed Assets

2. Pihak yang boleh menjadi peminta Barang dalam Proses Pembelian :

a. Consumable BPB bisa diterbitkan oleh store keeper tanpa NPB dengan diketahui oleh Site Engineer/Maint. Mgr dan disetujui Accounting, dengan mengacu pada Maintenance Plan , Budget serta posisi stok yang ada.

b. Spare Part BPB bisa diterbitkan oleh store keeper tanpa NPB dengan diketahui oleh Site Engineer/Maint. Mgr dan disetujui Accounting, dengan mengacu pada Maintenance Plan , Budget serta posisi stok yang ada.

c. Non Stock NPB dibuat oleh Lead Hand diketahui Site Engineer dan disetujui oleh Maint Mgr, dan BPB diterbitkan oleh store keeper dengan diketahui oleh Site Engineer/Maint. Mgr dan disetujui Accounting, dengan mengacu pada Maintenance Plan , Budget serta posisi stok yang ada.

d. Part Exchange NPB dibuat oleh Lead Hand diketahui Site Engineer diketahui Site Eng dan disetujui oleh Maint Mgr, BPB diterbitkan oleh store keeper dengan diketahui oleh Site Engineer/Maint. Mgr dan disetujui Accounting, dengan mengacu pada Maintenance Plan , Budget serta posisi stok yang ada.

Bagian II. Prosedur Pembuatan PO

3. Untuk pembelian Material yang bersifat regular, maka Purchasing meminta penawaran kepada minimal tiga (3) Vendor yang telah diverifikasi, dan menganalisis tiga penawaran terbaik yang masuk, dan membuat PO untuk persetujuan direksi dengan tetap menyertakan dua penawaran lain sebagai bahan perbandingan

4. Bila Direksi setuju maka PO telah di tanda tangani maka PO dikirimkan ke Vendor, bila tidak maka dibuatlah PO baru berdasarkan penawaran Vendor pembanding yang disetujui direksi, setelah PO dibuat dan disetujui direksi lalu dikirimkan ke Vendor.

5. Kemudian untuk Material yang bernilai ekonomis tinggi, atau dengan klasifikasi tertentu diserahkan ke Komite Vendor Selection, Panitia akan memilih tiga terbaik penawaran dengan mengacu pada

a. Aspek teknis, yaitu spesifikasi alat atau material kebutuhan sesuai dengan standart mutu yang diperlukan.

b. Aspek Keuangan yaitu terkait dengan harga dan proses pembayaran

c. Lead Time yaitu kemampuan Vendor mengirim material atau alat yang dibutuhkan.

6. Kemudian Purchasing membuat PO untuk persetujuan direksi dengan tetap menyertakan dua penawaran lain sebagai bahan perbandingan

7. Bila Direksi setuju maka PO telah di tanda tangani maka PO dikirimkan ke Vendor, bila tidak maka dibuatlah PO baru berdasarkan penawaran Vendor pembanding yang disetujui direksi, setelah PO dibuat dan disetujui direksi lalu dikirimkan ke Vendor.

8. Pada saat barang barang diterima, maka dilakukan pengecekan oleh Site Eng, dan bila barang yang dikirim sesuai PO baik secara teknis, maka diterbitkan LPB dari storekeper dan diketahui oleh Site Eng dan disetujui Maintenance Mgr. LPB dibuat sesuai dengan jumlah barang yang diterima.

9. Bila tidak sesuai dengan kualifikasi teknis maka diterbitkan Nota penolakan barang, yang dibuat oleh Site Eng, dan diketahui oleh Maint. Mgr. dan dikirimkan ke Vendor dan copy ke bag. Acc. & Store Keeper.

Bagian III Prosedur Pembayaran

10. Vendor Mengirim Tagihan berupa invoice Asli serta Faktur Pajak dengan melampirkan PO dan LPB

11. Resepsionis/Security menerima tagihan dari vendor, dan memberikan bukti tanda terima, yang berisi detail dokumen yang diserahkan serta tanggal pembayaran.

12. Dokumen diserahkan ke Accounting untuk verifikasi, bila kurang lengkap maka Accounting harus meminta kelengkapan. atau menolak invoice.

13. Setelah diverifikasi, accounting menyerahkan ke Finance untuk memproses pembayaran berdasarkan tanggal jatuh tempo yang tercantum dalam PO,

14. Finance menyiapkan Payment Voucher serta Cek/BG dan meminta persetujuan Direksi untuk melakukan Pembayaran.

15. Setelah Proses Pembayaran dilakukan, Accounting menerima semua dokumen untuk dibukukan sesuai dengan GAAP dan Standart Akuntansi Indonesia.

Perlakuan Khusus Untuk Pengadaan Fixed Asset:

a. Pengadaan Fixed Asset dibuat berdasarkan NPB yang diajukan oleh Manager Departemen, dan disetujui oleh Director,

b. Berdasarkan NPB, GA meminta penawaran dari Vendor

c. Penawaran Vendor masuk ke Panitia Seleksi Vendor dan panitia memilih tiga penawaran terbaik berdasarkan kelayakan teknis, financial dan Deliveri Time.

d. GA membuat PO untuk diajukan ke Direksi dengan melampirkan dua alternative lain yang telah terpilih, bila disetujui maka PO dikirim ke Vendor, bila tidak maka GA membuat PO baru berdasar Vendor lain yang dipilih Direksi.

e. Proses Selanjutnya sama dengan PO Reguler

Hal – Hal yang harus tercantum dalam dokumen.

1. NPB ( Nota Permintaan Barang )

a. Nomor NPB

b. Part No. & Description

c. Jumlah

d. Peruntukan

2. BPB ( Bukti Permintaan Barang )

a. Nomor BPB

b. Part No. & Description

c. Jumlah

d. Peruntukan

3. PO ( Purchasing Order )

a. Nomor PO, Nomor BPB & NPB ( if Any )

b. Nama Vendor, Alamat Vendor, PIC, Telp., Fax.

c. Detail Teknis Material

d. Detail Pembayaran

e. Delivery Time

f. Klausul Penolakan bila tidak sesuai dengan PO

4. LPB ( Lembar Penerimaan Barang )

a. Nomor PO

b. Part No. & Description

c. Jumlah

d. Peruntukan

5. Nota Penolakan Barang

a. Nomor PO

b. Part No. & Description

c. Jumlah & Peruntukan

d. Alasan Penolakan.

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/10 (0 votes cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0 (from 0 votes)

Comments

comments

Related posts:

  1. Contoh Form Permohonan Penerimaan Barang Donasi (Receipt Item Request) Untuk Download Contoh Form Permohonan Penerimaan Barang Donasi (Receipt Item...
  2. PSAK 16 : Tinjauan atas perolehan aktiva tetap melalui pembelian Aktiva Tetap dapat di peroleh melalaui : 1. Pembelian Tunai...
  3. Pengendalian Internal – Persediaan Barang Pengelolaan Sediaan Barang Dagangan...

Learn to make money online in one hour visit:Make Money online.

Pendapatmu ???