MYOB Modul – Spend Money

Seperti yang dibahas secara singkat sebelumnya pada postingan “Modul MYOB – Banking” bahwa menu ini khusus untuk melakukan pencatatan pembayaran/pengeluaran kas/bank. Untuk pembayaran supplier/ utang usaha yang ketika melakukan pembelian melalui menu “Purchase” tidak diperkenankan menggunakan menu ini (Spend Money) dan harus dicatat melalui “Pay Bill” pada jendela “Purchase”

Keterangan :

- Account : Jika anda klik maka akan tampil kotak dialog “Select form list”, Pilih Account Bank yang akan digunakan sebagai sumber pengeluaran.

- Balance : Untuk menunjukkan saldo Kas/Bank yang dipilih

- Tax Inclusive : Klik kotak disamping tulisan “Tax Inclusive” untuk mencentrang jika pengeluaran tersebut sudah termasuk pajak, jika belum termasuk pajak, maka kosongkan. Contoh pengeluaran dengan Tax Inclusive dapat dilihat di http://akuntansi.name/?p=5478

- Card : Gunakan kotak ini untuk memilih kepada siapa pengeluaran tersebut ditujukan.

- Payee : Pilih Alamat berdasarkan “Card” yang dipilih, Alamat tersebut terdapat 5 pilihan alamat yang telah diinput sebelumnya melalui Menu “Card File” yaitu “Address 1, Address 2,…,Address 5.

- Memo : Isi kolom ini dengan keterangan atas pengeluaran tersebut, misal “Biaya Utilitas bulan Maret 2014.

- Cheque No : Kolom ini diisi dengan Nomor urut Bukti Pengeluaran (Cheque) yang sebenarnya telah disediakan oleh MYOB dan terisi secara otomatis, jika anda mempunyai format nomor pengeluaran sendiri maka anda dapt merubah kolom ini.

- Date : Diisi dengan tanggal transaksi.

- Amount : Diisi dengan besaran pengeluaran, misal Rp. 1.000.000 terdiri dari Listrik 300.000, Air 300.000 dan telepon 400.000, maka pada kolom ini isi dengan angka 1.000.000

- Account : Pilih Akun yang digunakan/dialokasikan atas pengeluaran tersebut, misal Biaya Listrik maka anda dapat pilih kode akun “6-xxxx” Biaya Listrik.

- Name : Akan terisi secara otomatis berupa “Nama Akun” berdasarkan kode akun yang anda Pilih yaitu “Biaya Listrik”

- Amount : Isi dengan jumlah yang dialokasikan, berdasarkan contoh diatas adalah “Biaya Listrik” maka isikan dengan angka sesuai yang dialokasikan yaitu Rp. 400.000

- Job : Isi dengan kode projek jika perusahaan anda mengerjakan suatu proyek.

- Memo : Isi dengan keterangan berdasarkan pengeluaran yang dialokasikan, misal “Biaya Listrik Bulan Maret 2014″

- Tax : Pilih dengan Kode Pajak yang telah anda buat

- Save as Recuring : Klik tombol ini jika transaksi ini merupakan transaksi berulang atau rutin dan akan digunakan kembali nantinya.

- Use Recuring : Klik tombol ini untuk menggunakan transaksi yang telah anda simpan melalui “Save Recuring” sebelumnya.

- Category : Klik kolom ini dan pilih jika anda ingin mengalokasikan pengeluaran tersebut ke suatu departemen atau cabang.

 

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/10 (0 votes cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0 (from 0 votes)

Modul Bank – Bank Register

Di dalam Bank register akan ditampilkan mutasi setiap akun kas/bank, selain itu melalui menu ini dapat dilakuka pencatatan transaksi yang berkaitan dengan Kas/Bank, tidak hanya itu saja melalui menu ini anda juga dapat memindahbukukan saldo dari akun satu ke akun lainnya.

Berikut beberapa transaksi yang dapat dicatat pada menu Bank Register diantaranya (lihat gambar peraga dibawh ini) :

  1. Spend money : Jika anda ingin melakukan pencatatan transaksi pengeluaran uang.
  2. Receive money : Jika anda ingin melakukan pencatatan transaksi penerimaan uang.
  3. Enter sale : Jika anda ingin melakukan pencatatan transaksi penjualan lain-lain (khusus penjualan tunai).
  4. Receive payment : Transaksi penerimaan pelunasan piutang.
  5. Enter purchase : Jika anda ingin melakukan pencatatan transaksi pembelian lain-lain (khusus pembelian tunai).
  6. Pay bill : transaksi pembayaran hutang.
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/10 (0 votes cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0 (from 0 votes)

Implementasi Tugas Bagian Pengadaan (Logistik) dengan menggunakan MYOB.

BagianPengadaan/Logistik merupakan bagian yang hampir sering ditemui disetiap jenis perusahaan terutama untuk perusahaan yang bergerak dibidang Perdagangan dan Manufakturing.

Logistik dapat didefinisikan sbb :

Adalah tempat/bagian di dalam suatu perusahaan yang mempunyai peranan sebagai pengadaan, penyimpanan dan distribusi persediaan yang dibutuhkan oleh perusahaan di dalam menjalankan kegiatan operasionalnya. Dari definisi tersebut diatas dapat disimpulkan tugas utama dari bagian logistik yaitu :

  1. Pengadaan, bertanggungjawab atas tersedianya barang-barang yang dibutuhkan oleh perusahaan, pembelian merupakan tugas utama dari Pengadaan.
  2. Penyimpanan, bertugas dan bertanggungjawab atas barang-barang persediaan perusahaan.
  3. Distribus, bertugas dan bertanggungjawab didalam mendistribusikan barang persediaan kesetiap divisi/bagian yang membutuhkan

Beberapa tugas tersebut diatas dapat diaplikasikan dengan menggunakan suatu Aplikasi Akuntansi yang terintegrasi seperti MYOB, Accurate, Zahir.

Berikut beberapa langkah jika kita menggunakan software MYOB.

1. Buatkan akses bagi petugas lpgistik untuk penggunaan MYOB dengan batasan akses sesuai dengan tugasnya. Cara membatasi akses pada MYOB dapat dilihat dengan mengklik link ini :

Membatasi Akses Pengguna (User) pada MYOB Premier

2. Langkah ke 4 pada halaman yang terdapat pada link tsb diatas, batasi penggunaan bagian gudang dengan mengklik kolom “Not Allowed” untuk fungsi-fungsi (function) sebagai berikut :

a. Function “Account”. Dengan mengklik function “Account” maka seluruh menu yang terdapat pada modul Account seperti Account List, Account Information dll tidak akan dapat diakses oleh bagian gudang.

b. Function “Banking”, Dengan mengklik functionl “Banking” maka seluruh menu yang terdapat pada fungsi Banking tersebut seperti Spend Money, Print Cheques, Bank Register dan lain-lain tidak akan dapat diakses oleh bagian gudang.

c. Function “Sales and Receivables”, Dengan mengklik function “Sales and Receivables” maka seluruh menu yang terdapat pada fungsi Sales and Receivables tersebut seperti Enter Sales, Receive Payment, Analyse Sales dan lain-lain tidak akan dapat diakses oleh bagian gudang.

d. Function “Time Billing“, Dengan mengklik fungsi “Time Billing” maka seluruh menu yang terdapat pada modul Time Billing tersebut seperti Activities List, Activity Information, Enter Activity Slip dan lain-lain tidak akan dapat diakses oleh bagian gudang.

e. Function “Purchase and Payables“, Khusus fungsi ini, cukup klik pada sub fungsi “Pay Bills”, karena funsi “PayBills” digunakan untuk mencatat pembayaran atas pembelian barang, dan biasanya ini dilakukan oleh bagian keuangan. Untuk lebih jelasnya lihat gambar dibawah ini :

MYOB Purchase Function

f. Fungsi/Function “Receiveables and Payables“, Klik fungsi ini, untuk membatasi seluruh sub-sub fungsi dari “Receiveables and Payables“.

g. Selanjtnya Fungsi/Function “Inventories“, khusus fungsi ini, cukup diklik sub fungsinya saja yaitu “Set Item Prise” seperti gambar dibawah ini :

g. Selanjtnya pada Fungsi/Function “Report“, sub fungsi yang tidak dibatasi (tidak diklik) adalah sebagai berikut :

1. Receiveables and Payables Report, dengan sub Report :

  • Purchases Register (All Purchases)
  • Purchases Register (Open Bills and Orders)
  • Purchases Register (Open Item Receipts)
  • Supplier Payment History
  • Supplier Payments

2. Inventory Report, Biarkan seluruh sub fungsi ini kosong, jangan diklik/diberi tanda silang)

Demikianlah penggunaan MYOB untuk divisi Pengadaan. Mohon maaf atas segala kekurangannye, dan jika ada masukan silahkan berikan komentar~

 

 

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/10 (0 votes cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0 (from 0 votes)

Membatasi Akses Pengguna (User) pada MYOB Premier

Didalam Standar Prosedur perusahaan yang paling mendasar adalahpembagian tuga, tanggung jawab dan wewenang. Pembagian tugas tanggung jawab dan wewenang tersebut salah satu hal yang diharapkan adalah meminimalisir kecurangan karena masing-masing individu dan bagian dapat saling kontrol.

Lalu bagaimanakah dengan implementasinya atas pembagian tugas tersebut jika perusahaan menggunakan suatu sistem akuntansi dan keungan yang terintegrasi? misalnya MYOB Accounting Software.

Untuk pembagian tugas, tanggung jawab dan wewenang tersebut jika menggunakan MYOB Accounting Software dapat dilakukan dengan membatasi akses dari masing2x individu. Syaratnya adalah MYOB Accountig tersebut haruslah yang berversi Premier bukan yang standar. Berikut contoh pembatasan akses pada MYOB Accounting Premier.

Misalkan PT. A memiliki bagian Pengadaan yang bertugas mulai dari Pemesanan, Penerimaan, Penyimpanan hingga Pendistribusian.

1. Pada Menu Utama, klik Setup ? Preference seperti gambar dibawah ini :

2. Lalu pilih ? Security (Tab) ? User ID’s (kiri bawah anda) seperti gambar dibawah ini.

3. Setelah anda mengklik User ID’s maka akan muncul form dialog “User Accsess”, klik “New”, maka akan muncul dialog seperti dibawah ini :

Ket :

User ID : Masukkan User ID untuk pengguna (user) yang ingin anda batasi aksesnya, misal contoh diatas diberi nama “gudang”.

Password : masukkan password untuk membuka akses

Confirm pasword : ulangi password yang dimasukkan, lalu klik OK

4. Setelah kita klik OK maka akan kembali ke menu dialog User Accsess. Langkah selanjutnya adalah klik untuk menu-menu yang dibatasi aksesnya pada kolom “Not Allowed” seperti gambar dibawah ini :

mislakan user tersebut tidak boleh melakukan mencetak invoice maka beri tanda silang dengan mengklik “Print/Email Invoice” seperti gambar diatas, jika sudah selesai klik “OK”.

5. Nah ketika si User nanti akan masuk MYOB, seperti gambar dibawah ini :

maka user yang dibatasi tersebut tidak dapat membuka menu yang telah diberi tanda silang tadi, misalkan user tersebut ingin menggunakan submenu “Receive Money” pada Menu “Banking“, maka akan muncul peringatan “Your User ID profile doesn’t allowe accsess to this window” seperti dibawah ini :

Sekian dulu ah belajar MYOB-nye untuk hari ini.

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/10 (0 votes cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0 (from 0 votes)

Memasukkan saldo pembuka pada file baru MYOB (Account Opening Balance)

Pembukaan saldo akun (Account Opening Balance) adalah saldo akun Anda pada hari pertama bulan konversi Anda.

Anda dapat mengambil saldo akun yang akan digunakan untuk saldo pembuka MYOB (Account Opening Balance) anda pada laporan neraca saldo, neraca atau laporan laba rugi yang telah disiapkan untuk periode sebelum tanggal konversi Anda. Anda dapat meminta akuntan Anda untuk menyiapkan laporan ini.
Anda juga mungkin dapat mengambil saldo pembuka akun anda jika anda telah menggunakan software sebelumnya atau catatan berbasis kertas.
Saldo yang Anda masukkan tergantung pada apakah bulan konversi juga merupakan bulan pertama tahun keuangan Anda.

Jika bulan konversi Anda:

  • Bulan pertama dari tahun keuangan anda (Bulan konversi = Januari dan Bulan pertama pembukuan anda juga januari), masukkan saldo pembukaan aset, kewajiban dan ekuitas account Anda saja. Pembukaan saldo penghasilan Anda, biaya penjualan dan rekening pengeluaran harus nol.
  • Bukan bulan pertama dari tahun keuangan anda, (misalnya, jika tahun keuangan Anda mulai pada bulan April tapi bulan konversi Anda adalah Januari), masukkan saldo pembukaan semua account Anda.

Opening bank account balances

Anda dapat memasukkan salah satu dari jumlah berikut sebagai saldo pembukaan akun bank:

  • saldo akun bank yang muncul pada neraca atau laporan neraca saldo per hari sebelum tanggal konversi Anda. Sebagai contoh, jika tanggal konversi adalah 1 Januari 2008, ini adalah saldo rekening bank per 31 Desember 2007. Laporan-laporan ini dapat disediakan oleh akuntan Anda, atau, jika Anda sebelumnya menggunakan software akuntansi lain, print dengan menggunakan perangkat lunak tersebut lalu masukkan kedalam opening balance.
  • saldo buku kas akun pada akhir hari sebelum tanggal konversi Anda. Anda dapat menghitung saldo buku kas Anda dengan memperhatikan transaksi yang belum diclear oleh bank Anda pada tanggal konversi dan saldo yang muncul pada laporan bank Anda pada tanggal tersebut.
    Sebagai contoh, asumsikan bahwa senilai $ 500 deposito dan senilai $ 1000 pembayaran yang tidak ditampilkan pada tanggal konversi (yaitu, mereka tidak muncul di laporan bank). Saldo buku kas akan dihitung sebagai berikut:
Saldo Rekening Koran pada tanggal konversi $21.000
Ditambah uncleared deposit + $500
Dikurangi Pembayaran – $1.000
Saldo buku kas pada tanggal konversi $20.500
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 1.0/10 (1 vote cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0 (from 0 votes)

Modul MYOB – Banking

Setelah kita membahas Menu “Account” kini kita akan membahs menu “Banking”. Pada bagian ini menunjukkan Anda bagaimana untuk mencatat cek yang telah Anda tulis, cek dan pembayaran kartu kredit yang Anda terima, pembelian dengan menggunakan kartu kredit, pembayaran kartu kredit dan ATM dan penarikan Internet dan transfer.
Software MYOB dapat menangani sejumlah rekening bank dan kartu kredit dan mengalokasikan mereka untuk banyak akun yang Anda inginkan.

Berikut penjelasan singkat dari masing-masing sub menu/jendela (windows) pada Menu Banking.

1. Bank Register : Anda dapat melihat transaksi Bank/Kas anda melalui sub menu/jendela “Bank Register” ini. Anda juga dapat memasukkan transaksi berikut pada jendela Bank Register seperti cek, deposito, pembayaran kepada pemasok, pembayaran dari pelanggan, penjualan dan pembelian.
Jendela Bank Register adalah cara cepat untuk memasukkan transaksi karena Anda dapat merekam pembayaran pelanggan, membayar tagihan dan kemudian menulis cek tanpa harus membuka beberapa jendela dan beralih di antara mereka. Namun perlu diingat bahwa Anda tidak dapat menggunakan jendela Bank Register untuk merekam pembayaran elektronik.

2. Receive Money : Sub Menu ini adalah untuk mencatat penerimaan kas/uang, namun perlu diingat bahwa penerimaan pembayaran dari customer atas penjualan kredit tidak diperkenankan melalui sub menu ini. Jika anda menerima uang dari pembayaran customer atas penjualan kredit/non tunai maka anda harus mencatatnya melalu Menu Sales kemudian pilih “Receive Payments”. Lihat gambar dibawah ini :

Salah satu contoh penerimaan uang yang dicatat melalui sub menu ini (Receive Money) adalah penerimaan bunga bank.

3. Spend Money : Menu ini khusus untuk pencatatan pembayaran/pengeluaran kas/bank. Untuk pembayaran supplier/ utang usaha yang ketika melakukan pembelian melalui menu “Purchase” tidak diperkenankan menggunakan menu ini (Spend Money) dan harus dicatat melalui “Pay Bill” pada jendela “Purchase”. Contoh pencatatan menggunakan “Spend Money” adalah penarikan ekuitas, biaya bank, tagihan telepon dan sebagainya. Jenis pembayaran dapat dimasukkan melalui jendela “Spend Money”atau dengan memilih type transaksi “Spend Money” pada jendela “Bank Register“.
Jika ingin melakukan pembayaran atas pembelian dapat menggunakan menggunakan Command Center : Purchases, Anda dapat memasukkan pembayaran atas Pembelian pada jendela Pay Bills atau dengan memilih jenis transaksi “Pay Bills” pada jendela Bank Register. (Lihat Gambar dibawah)

4. Pay Import GST ….to be continued

5. Reconcile Account : Untuk mencocokkan Saldo Bank dan Kartu Kredit dengan transaksi-transaksi Bank dan Kartu Kredit yang bersangkutan.

6. Print Cheque : Untuk Mencetak (Print) Cek

7. Print Receipts : Untuk Mencetak Kwitansi

8. Prepare Bank Deposit : Setoran Bank yang telah anda catat sebelumnya pada jendela “Prepare Bank Deposit” akan memindahkan dana tersebut dari akun “Undeposited Account” ke akun yang dipilih. Penerimaan dana dapat dikelompokkan dengan “Payment Method”.
Undeposited funds dated up to and including the date you enter in the Prepare Bank Deposit window will be displayed.

9. Transaction Journal : Jendela ini untuk melihat jurnal-jurnal yang telah dilakukan.

10. Print/Email Remittance Advice : Untuk mencetak/Print “Remittance Advice” yaitu Dokumen yang menunjukkan jumlah kas yang diterima dari konsumen.

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/10 (0 votes cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0 (from 0 votes)

Selling Details pada Item Information di Inventory Modul



Setelah mengisi Tab Buying Details, langkah selanjutnya adalah melengkapi Tab Selling Details (Inventory>Item List >Edit/New ,seperti gambar diatas dengan keterangan sebagai berikut :

a. Base Selling Price : Diisi dengan harga jual barang yang bersangkutan, angka akan muncul pada kolom price dalam faktur penjualan, misalkan harga Handphone LG S$ 1500, maka kolom tersebut diisi angka 1500 tanpa “.” koma (,) dll

b. Selling Unit Measure : diisi dengan satuan barang yang dijual, misalnya Buah mangga dalam “Kg”, Pakaian dalam “Lusin” dll

c. Number of item per selling unit : adalah jumlah item barang per-jenis satuan, misal Selling unit measure kita isi “lusin”, maka number of item per selling unit kita isi 12

d. Tax code when sold : diisi dengan kode pajak pada saat barang dijual (PPn Keluaran)

e. Inclusive/Exclusive : jika diceklist maka harga sudah termasuk PPn (Inclusive)

f. Calculate Tax On : Pilih salah satu untuk memperhitungkan pajak atas barang dijual

Copyright protected by Digiprove © 2010 Varin Kaspi

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/10 (0 votes cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0 (from 0 votes)

Buying Details pada Modul Inventory – Item Information

Setelah mengisi Tab Profile, langkah selanjutnya adalah melengkapi Tab Buying Details (Inventory ?Item List ?Edit/New ,seperti gambar diatas dengan keterangan sebagai berikut :

Keterangan :

a. Buying Unit of Measure : diisi dengan satuan unit Barang yang dibeli, misalkan set,box,kg dll

b. Number of item per Buying unit : diisi dengan jumlah item konversi pembelian, misalkan, unit measure yang anda masukkan adalah lusin, maka isi kolom ini dengan angka 12, jadi ketika anda melakukan pembelian untuk item ini sejumlah 2, maka didalam stock anda akan secara otomatis terisi 24 pcs.

c. Tax Code when Bought : diisi dengan kode pajak pembelian barang (PPn Masukan)

d. Minimum level for restocking alert : diisi dengan kuantitas persediaan minimum untuk suatu jenis barang

e. Primar vendor for reorder : klik Dropdown (tanda panah kebawah) untuk mengisi pemasok yang biasa anda beli (pemasok utama)

f. supplier item number : Diisi nomor/kode Barang yang berasal dari supplier

g. Default Reorder Quantity : diisi jumlah default/dasar pemesanan kembali

  Copyright protected by Digiprove © 2010 Varin Kaspi

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/10 (0 votes cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0 (from 0 votes)

Menambahkan Item kedalam Modul Inventory MYOB

Modul inventory digunakan untuk mencatat informasi yang berhubungan dengan barang yang diperdagangkan, fungsi menu inventory hampir sama dengan kartu persediaan pada akuntansi manual. Kelengkapan fasilitas modul inventory dapat dilihat dari gambar diatas.

I. Item List

Fasilitas Item List digunakan untuk mencatat barang atau jasa yang diperdagangkan meliputi :

1. mencatat barang yang dibeli perusahaan dengan tujuan untuk dijual kembali dan nilai barang dicatat dalam persediaan.

2. Mencatat pembelian dan penjualan barang yang diperdagangkan, tetapi nilai barang tidak dicatat dalam persediaan.

3. Mencatat pembelian barang yang hanya digunakan untuk keperluan kantor.

4. Mencatat barang hasil penggabungan beberapa komponen, misal komputer yang dirakit dari beberapa komputer.

5. Mencatat jenis jasa yang ditawarkan kepada konsumen

Contoh Item List /Daftar Barang seperti dibawah ini :

Untuk menambahkan daftar barang , klik New, maka tampilannya akan seperti dibawah ini

Keterangan :

a. Item number : diisi kode barang (unique kode alias tidak boleh ada yang sama)

b. Name : Diisi dengan nama Barang

c. Kotak ceklist :

- I Buy This Item ; klik kotak isian ini jika anda membeli barang untuk diperjualbelikan kembali (bukan merupakan hasil produksi)

- I Sell This Item : klik kotak isian ini jika barang tersebut untuk dijual kembali/diperjualbelikan dan dengan mengisi kotak isian tersebut maka anda diminta untuk memilih nomor rekening/akun yang akan digunakan didalam penjurnalan/pencatatan secara otomatis jika terjadi penjualan. Nomor akun/rekening yang harus dipilih :

a. Cost of Sales Account : Pilih nomor rekening yang akan membukukan Harga Pokok Penjualan (Cost of Sales – 5-xxxx), contoh diatas adalah akun COS Accesoriss (Cost Of Sales Accessories)

b. Income Account for Tracking Sales : Pilih nomor akun/rekening yang akan digunakan untuk mencatat penjualan barang ini (Income – 4-xxxx), contoh diatas adalah akun Income Sales and service

 

- I Inventory This Item : klik kotak isian ini jika nilai barang yang diperjual belikan dicatat dalam rekening persediaan dan anda akan diminta untuk mengisi nomor rekening persediaan atas nomor akun yang telah anda susun sebelumnya dengan mengisi kotak dialog :

Asset Account From Item Inventory yaitu pilih nomor rekening Persediaan Barang dalam kelompok Aktiva (Asset – 1-xxxx)

Selanjutnya mengisi Tab Buying Details

Copyright protected by Digiprove © 2010 Varin Kaspi

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/10 (0 votes cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0 (from 0 votes)